「時間管理のマトリックス」といわれる緊急度と重要度の図を知っていますか？

時間管理のマトリックスは、スティーブン・R・コヴィー氏が「7つの習慣」という著作の中で提唱しました。

「7つの習慣」は、世界的に人気の高い自己啓発本のベストセラーです。成功者の方々を観測することで見出した重要な習慣が、「7つの習慣」としてわかりやすくまとめられています。小手先のテクニックではなく、誠実さや謙虚さといった人格を磨くことが成功するための道であると説いています。

この図における緊急度と重要度はこのように定義しています。

緊急度は、文字どおりすぐに対応する必要あるかという観点で判断します。短納期で対応が必要なタスクであれば、緊急度が高いと判断できるでしょう。一方で、十分に納期に余裕のあるタスクであれば、緊急度が低いと判断できます。

重要度は、その物事の本質へのインパクトの大きさで判断します。仕事であれば、プロジェクトやビジネスの成功への貢献度の大きさで判断するとよいでしょう。重要度が高いタスクは、正確に見極めて対応しなければ、利益や作業効率の低下につながるといった大きな影響を与える可能性があります。

次に、「時間管理のマトリックス」における緊急度と重要度の2つの軸で4種類に分ける方法と例について

【第一領域】問題・課題の領域（消費の時間）
時間管理のマトリックスの第一領域は、緊急度も重要度も高い優先して対応が必要な領域です。クライアントからのクレーム対応や期日が迫っているタスクといった、すぐに実行するべき活動が含まれます。

【第二領域】質の高い領域（投資の時間）
時間管理のマトリックスの第二領域は、緊急度は低いですが重要度が高い領域です。言い換えれば、すぐに対応しなくてもよいけれど、将来的な成果やビジネスの根幹に与える影響が大きい領域と言えるでしょう。

第二領域のタスクは、緊急性が低いため後回しにしやすいです。ただし、長期的な目線で見たときに多くの時間を費やすと効果が高いのは、この第二領域の活動。第二領域のタスクにフォーカスすることで、高いパフォーマンスの発揮に繋がり、結果として第一領域のタスクを減らせるなどのさまざまな効果が期待できます。

優先順位を明確にし、スケジュールを組んで確実に対応するべき活動が第二領域に該当するのです。

【第三領域】見せかけの領域（浪費の時間）
時間管理のマトリックスの第三領域は、緊急度が高いけれど、重要度が低い領域です。重要度という軸がない場合には、この第三領域を重要だと勘違いして対応するケースが少なくありません。しかし、第三領域に多くの時間を割いても、生産性が上がる可能性は低いです。第三領域のタスクについてはやらないという判断や、発生を防ぐといったアプローチを取ることが大切になります。

【第四領域】ムダな領域（空費の時間）
時間管理のマトリックスの第四領域は、緊急度も重要度も低い領域です。ざっくりと言ってしまうと、将来的な成果は見込めない時間のムダ使いとも言えるタスクがこの領域に該当します。

第一領域のタスクの対応にずっと追われていると、第四領域に逃げたくなることがあります。第一領域に対応しているつもりで、第四領域の活動に時間を割いていないか客観視することも大切です。

これは仕事をしていくうえでとても大切な考え方の一つです。自分がやっている仕事はどこの領域なのか？作業では【第三領域】をさせられていることが多いです。作業は「言われたことをヤル事」。仕事は「考えてヤル事」。と定義しています。仕事をやるなら基本【第一領域】【第二領域】をする事を心がけなくてはいけません。特にリーダー層は【第二領域】にどれだけの時間を費やすことができるかが成果にかかっています。

【第二領域】はウチで言うと段取りです。「段取り八分」という言葉が建設業ではあります。準備で80％決まるという意味で、段取りをキッチリおこなえばもう終わったようなもんだ。と言うことで、とても段取りを重要視しています。その段取りを任されるのはリーダーですが、フォロワー側も段取りに加わった形でなくては八割までは到達できません。一緒に考えていくことがリーダーへの準備でもあるのです。そしてリーダーはフォロワーにしてもらうことでより緊急度が低く、より重要度が高い仕事に取りかかる事ができます。

作業をする作業員から仕事をする職人・職員へと成長してゆきフォロワーからリーダーへと変化していく。「世の中は常に変わるという前提で社長はものを考えよ」と伝説のコンサルタントといわれた一倉定が言っています。世の中は変わるからこそ仕事も変化していかなくては続ける事はできません。仕事を変化と言っても建築から農業や漁業へ変化せよ！とは言っておらず、ウチの場合でいうと祖父の代ではコンブ小屋～一軒家へ。父の代では一軒家だけでなく公共も！と変化しています。

僕たちの時代はまだ未確定ですが、どう考えても人が少なくなっていく以上変化しなくては続ける事はできません。次の世代へつなぐではなく僕たち世代が続けられなくなるのです。そのために僕は変化を見つめ方向を定めています。多少無理や難題があろうとも方向と道しるべを示しています。続けていくためです。

それができるのもチームとしてやっているからの他にありません。皆で手分けしてやり、自分の強みを活かすことが『仕事は楽しい』へとなるものだと感じます。個々の強みを活かしたチームをつくっていくことが僕に課せられた役割です。そこは【第二領域】。しかも他にこの役割を担うのは難しい。なぜならまだ「自分事」にならないから。お客さんのことスタッフのこと、協力会社のこと。すべてひっくるめてチームとして考えていかなくては役割を果たすことができない。その考えを巡らす時間をつくるために皆に仕事をお願いしているのです。

そんなチームで一緒にイエづくりしませんか？